電子計算機 特例 について

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律、という耳慣れない法律があります。
通称で電子帳簿保存法といえば、聞き覚えのある方も多いのではないでしょうか。
これは国税関係の帳簿書類について、税務署長などから承認を受けた場合に、電子計算機を使用して磁気テープや光ディスクなどへ保存することを認めるものです。
紙から電子へ、電子化の時代の波は税務も例外ではありません。
ここで特例というのは、電子計算機を使用して作成された帳簿での保存を認める条件を特例と呼んでいるもので、特例という言葉から一般に受ける印象とは異なります。
電子帳簿保存法は情報化の進展や規制緩和などを背景に、納税者の公平な課税を確保しつつも、国税関係帳簿書類の保存にかかる負担軽減を図るため、1998年7月から施行されました。
ファイリング的な観点から見ても、この特例の普及による、申告・納税、会計の記録、帳簿保存などの税にかかわる活動の各場面での事務省力化やペーパーレス化の促進が期待されています。
というのも、企業活動を行う上で作成する帳簿類は、紙の状態で7年間保存することが義務付けられていました。この帳簿書類の総量は相当な物です。よって企業は保管のために大きなコストを負担せざるを得なかったのです。
それが電子帳簿保存法により真実性や可視性の確保など記録としての一定の信頼条件(特例)を満たすことで、電子計算機を使用しての保存が可能となりました。
電子計算機を使用して作成されたデータであればその記憶媒体までは特に規定していません。主なものとしてはハードディスク・フロッピーディスク・MO・CD?R・DVDなどが挙げられるでしょう。
データのバックアップに関しても規定はありません。
しかし紙が燃えてしまうように、電子計算機を使用して作成された電子上の帳簿も人為的なミスなどにより消失の可能性があります。保存義務者である納税者は十分な注意・バックアップが必要でしょう。
納税者が保存義務者になるため、保存場所はその納税地になります。
しかし、保管先が外部委託となる場合や、いつでもアクセスできるサーバーに保存する場合はこの限りではありません。
ちなみにこれまでも、保存期間7年のうち、後半の5年間はマイクロフィルムやCOM(Computer Output Microfilm)での保存は認められてきましたが、電子計算機を使用しての保存が実現したのは電子帳簿保存法の施行によります。
ただし最初から一貫してIT、電子計算機を使用してデータを作成することが特例の適用を受ける条件となっています。
といっても、すべての帳簿や書類が対象ではなく、手書きで作成した帳簿類や、取り引きの相手方から受け取る請求書などは、特例が認められず、従来どおりの紙の書類での保存が義務付けられています。
2005年4月から施行されたe-文書法(または電子文書法。正式には「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2法の総称)により電子帳簿保存法も改正され、電子計算機を使用しての帳簿保存の特例対象が拡大され、今後、税の電子化はいっそう進んでいくことが予想されます。
財務省、国税庁でも、e-Tax(国税の電子申告・納税システム)の利用や電子計算機の普及、促進に努めています。
現在国税庁に電子帳簿保存法に基いて申請を行っている企業数は累計で40000件を超え、特例の適用は現在も拡大傾向にあるのです。


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